Freiberuflichkeit und Steuern

Nachdem wir Euch bereits ganz allgemein über unseren Weg in die Freiberuflichkeit informiert haben, wollen wir Euch nun noch einige Fakten und Tipps zum Thema Freiberuflichkeit und Steuern geben. Doch vorab wollen wir noch etwas Ordnung in den Begriffs-Dschungel Rund um Freiberuflichkeit, Kleinunternehmer etc. bringen.

Begriffe und Rechtliches

Freiberuflichkeit

Zunächst einmal ist in §18 des Einkommensteuergesetzes (EStG) geregelt, was denn eigentlich eine freiberufliche Tätigkeit ist. Das EStG liefert hier eine sehr umfangreiche, aber nicht erschöpfende Liste. Wenn Ihr also wissen wollt, ob Ihr als Freiberufler*in tätig werden könnt, schaut erstmal hier nach. Philipp lässt sich hier ganz klassisch dem Ingenieurberuf und Meike den schriftstellerischen Tätigkeiten zuordnen.

Doch was sind überhaupt die Vorteile der Arbeit als Freiberufler*in gegenüber der gewerblich selbständigen Tätigkeit? Hier ein paar Beispiele:

  • Freiberufler*innen sind nicht zur Abgabe von Gewerbesteuern verpflichtet.
  • Je nach Tätigkeit ist eine Registrierung bei der zugehörigen Berufskammer (z. B. IHK) nicht notwendig.
  • Eine Listung im Handelsregister ist nicht notwendig.
  • Für die jährliche Einkommensteuererklärung muss nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) eingereicht werden und keine vollumfängliche Bilanz.

Ihr seht also, es bringt vor allem im Hinblick auf Papierkram einige Vorteile, freiberuflich Tätig zu werden.

Kleinunternehmer-Regelung

Wenn Ihr Euch schon einmal mit dem Thema Selbständigkeit auseinandergesetzt habt, seid Ihr sicher bereits über den Begriff der Kleinunternehmer-Regelung gestolpert. Zunächst einmal findet sich die zugehörige Regelung in §19 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Doch was bedeutet es, unter die Kleinunternehmer-Regelung zu fallen und was sind die Vor- bzw. Nachteile? Das Gesetz macht dazu folgende Definition:

Die […] geschuldete Umsatzsteuer wird von Unternehmern […] nicht erhoben, wenn der […] Umsatz zuzüglich der darauf entfallenden Steuer im vorangegangenen Kalenderjahr 22 000 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 50 000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird.

Kurz gesagt: Wenn Euer Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 22 000 Euro nicht überschritten hat, könnt Ihr von der Kleinunternehmer-Regelung Gebrauch machen. Ihr müsst das allerdings nicht tun, was auch Vorteile haben kann. Wenn Ihr für Euer Business voraussichtlich viele Ausgaben habt, kann es sinnvoll sein, den sogenannten Vorsteuerabzug zu nutzen. Und das ist mit der Kleinunternehmer-Regelung nicht möglich.

Wollt Ihr allerdings erstmal in die Selbständigkeit reinschnuppern, z. B. auch in Nebentätigkeit, empfehle ich die Nutzung der Kleinunternehmer-Regelung.

Womit fange ich an?

1. (Optionale) Anmeldung bei Mein ELSTER

Gehen wir mal davon aus, Ihr habt eine Geschäftsidee, erste potentielle Kunden und wollt Euer Business nun idealerweise als Kleinunternehmer*in in freiberuflicher Tätigkeit starten. Dann legt Euch am besten zuerst einen Benutzeraccount bei Mein ELSTER an. Dieses Portal bietet einige recht komfortable Online-Services rund um Steuern und Finanzamt. Unter anderem könnt Ihr hier auch Eure Steuererklärung online einreichen, aber dem Finanzamt auch generelle Angaben machen.

2. Beantragung einer Steuernummer

Im nächsten Schritt müsst Ihr das Finanzamt darüber in Kenntnis setzen, dass Ihr selbständig tätig werden und dafür eine Steuernummer beantragen wollt. Der Antrag kann formlos per Post oder sogar E-Mail (modernes Deutschland!) gestellt werden. Hier ein Muster-Schreiben, mit dem es bei uns sehr gut geklappt hat:

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit zeige ich Ihnen an, dass ich ab dem [tt.mm.jjjj] eine selbständige Tätigkeit als [Beruf] (freiberuflich gemäß §18 EStG) aufnehmen werde und bitte um Erteilung einer Steuernummer. Vielen Dank im Voraus!

Mit freundlichen Grüßen,

[Name]

Nach wenigen Tagen (oder manchmal auch Wochen) bekommt Ihr dann Post vom Finanzamt, in der Eure neue Steuernummer zu finden ist. Wichtig: Die alte Steuernummer verliert ihre Gültigkeit! Auch für die private Einkommensteuererklärung nutzt Ihr zukünftig nur noch diese neue Steuernummer.

3. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Damit wären wir dann schon beim nächsten Schritt, dem sogenannten Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen. Zusammen mit der Erteilung der Steuernummer wird Euch das Finanzamt darum bitten, diesen auszufüllen. Den Bogen könnt Ihr auf drei Wegen erreichen:

  1. Sofern Ihr bei Mein ELSTER registriert seid, könnt Ihr ihn hier direkt online ausfüllen und absenden
  2. Wenn Ihr das nicht möchtet, könnt Ihr den Fragebogen einfach als pdf herunterladen, ausfüllen und per Post an Euer zuständiges Finanzamt schicken
  3. Ganz old school könnt Ihr auch die Übersendung des Formulars beim Finanzamt beantragen oder es persönlich vor Ort abholen

Unabhängig davon, auf welchem Weg Ihr den Bogen befüllen und übermitteln wollt, bietet Freelance Junior eine großartige Ausfüllhilfe an. Diese hat uns auch sehr weitergeholfen. An dieser Stelle aber auf jeden Fall noch der Hinweis, dass die Abschätzung Eurer zu erwartenden Einkünfte für das aktuelle und das Folgejahr nicht unbedingt realistisch sein muss. Die Konsequenzen grob falscher Abschätzungen können allerdings sein:

  • zu hohe Abschätzung -> hohe Vorauszahlung unterjährig,
  • zu niedrige Abschätzung -> hohe Nachzahlung in der folgenden Steuererklärung.

4. Vorauszahlungsbescheid

Einige Wochen nach Übermittlung des Fragebogens erhaltet Ihr wiederum ein Schreiben vom Finanzamt. In diesem werden auf Basis Eurer Angaben vierteljährliche Vorauszahlungen festgesetzt, die Ihr zunächst von Euch aus überweisen müsst. Tipp: Macht Euch dafür Termine im Kalender. Es wird auch eine bequemere Variante per SEPA-Lastschrift angeboten, mit der wir allerdings keine Erfahrung haben, da wir mit so etwas grundsätzlich vorsichtig sind.

Ein weiterer Tipp: Prüft den Vorauszahlungsbescheid genau! Es fließen hier nämlich auch Angaben aus Eurer letzten Steuererklärung ein. Hattet Ihr im entsprechenden Zeitraum größere Einnahmen, fallen automatisch auch höhere Vorauszahlungen an, auch wenn diese Einnahmen im Folgejahr gar nicht mehr auftreten. Dies könnt Ihr gegenüber dem Finanzamt am besten schriftlich erklären und um entsprechende Korrektur des Bescheids bitten. Ihr erhaltet dann nach wenigen Wochen einen neuen Bescheid.

Das Finanzamt weiß Bescheid – und nun?

Ganz einfach: Jetzt könnt Ihr loslegen! Oder präziser gesagt: Ihr hättet natürlich auch schon früher mit Eurer Freiberuflichkeit loslegen können, nur sollte die erste Rechnung erst nach der Anmeldung beim Finanzamt gestellt werden.

Die Rechnung

A propos Rechnung! Als ganz besonderen Service für diejenigen Leser*innen, die es bis hier geschafft haben, möchte ich Euch unsere Rechnungsvorlage nicht vorenthalten.

Beispiel-Rechnung für Kleinunternehmer

Rechnungsdokument als Kleinunternehmer (Beispiel)

Einer der wichtigsten Bestandteile dieser Rechnung ist (natürlich neben Euren Kontodaten) die Angabe Eurer Steuernummer und, falls Ihr umsatzsteuerpflichtig seid, die Angabe Eurer Umsatzsteuer-ID. Von zentraler Bedeutung im Falle von Kleinunternehmer*innen ist auch der Hinweis, dass die Rechnungssumme im Einklang mit §19 UStG keine Umsatzsteuer enthält. Sonst könntet Ihr Eurem Kunden ja einfach Umsatzsteuer in Rechnung stellen, die Euch gar nicht abgezogen wird. Da Philipp LaTeX liebt, erzeugt er seine Rechnungen (so auch nebenstehendes Beispiel) übrigens damit, unsere treuen Leser finden die Vorlage kostenfrei (aber auch unverbindlich) hier.

Fazit

Es sind zwar einige Schritte notwendig, um in die Freiberuflichkeit zu starten und gleichzeitig das Finanzamt zu befriedigen. Aber wenn man erstmal die notwendigen Schritte kennt, ist der ganze Vorgang eigentlich sehr unproblematisch. Zum Schluss möchten wir Euch noch den wichtigsten Tipp überhaupt geben: Bildet immer genügend Rücklagen für das Finanzamt. Neben den Steuervorauszahlungen können je nach Eurer Einkommenssituation auch Nachzahlungen in Folge der Steuererklärung entstehen.

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